Teamassistenz (m/w/d) Administration / Teamassistant (m/f/d) Administration

Die Firma Sielaff gehört zu den international führenden Herstellern von Warenverkaufsautomaten und Leergut-Rücknahmesystemen mit über 1.200 Mitarbeitern / Mitarbeiterinnen innerhalb der Gruppe an drei Standorten in Deutschland und zusätzlich sieben Gesellschaften im EU-Ausland.

Von der ersten Konzeption bis zum vollständigen Automaten erfolgt die Herstellung und Montage in Eigenregie und stets "Made in Germany". Als Hidden Champion erschließen wir Zukunftsmärkte und widmen uns aktiv den Themen 24/7 und Recycling - den Einklang von Mensch und Umwelt immer im Blick.

Lassen Sie sich von uns als Arbeitgeber inspirieren, verstärken Sie unser Team in Portugal und lassen Sie uns gemeinsam Zukunft gestalten.

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Sielaff is one of the world’s leading manufacturers of vending machines and reverse vending systems. With over 1,200 employees across three locations in Germany and seven additional subsidiaries in other EU countries, we are well positioned.

From the initial concept to the finished vending machine, manufacturing and assembly are carried out entirely “Made in Germany” – all in-house. As a hidden champion, we are tapping into future markets and actively addressing the challenges of 24/7 service and recycling – always with a focus on harmony between people and the environment.

Be inspired by us as an employer, join our team in Portugal, and let’s shape the future together

• Prüfung und Kontrolle von Rechnungen, Einkaufs- und Verkaufsaufträgen sowie zugehörigen Belegen
• Analyse und Überwachung von Kosten sowie buchhalterischen Unterlagen
• Unterstützung bei der Überprüfung von Zahlungsvorgängen und der Vorbereitung von Rechnungsunterlagen
• Mitwirkung bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie bei der Abwicklung von Sozialversicherungsbeiträgen
• Pflege und Verwaltung von Arbeitszeiten, Abwesenheiten, Urlaubs- und Fehlzeiten
• Organisation und Koordination von internen und externen Schulungsmaßnahmen
• Administrative Unterstützung des Teams im technischen Kundendienst
• Logistische und organisatorische Assistenz bei der Teamkoordination
• Planung und Umsetzung interner Maßnahmen und Initiativen
• Unterstützung der internen und externen Kommunikation

• Checking and verifying invoices, purchase as well as sales orders and related documents
• Analysing and monitoring expenses and various accounting records
• Assisting with account reconciliation and preparing documentation for accounting
• Supporting payroll processing and social security contributions
• Managing attendance records, working hours, absences, vacations and other leave types
• Organising and coordinating internal and external training programmes
• Providing administrative support to technical assistance teams
• Delivering logistical and administrative support for team coordination
• Planning and executing internal initiatives and activities
• Supporting internal and external communication efforts

• Ausbildung im Bereich Buchhaltung, Personalwesen oder einem vergleichbaren kaufmännischen Bereich
• Vielseitige Berufserfahrung in der administrativen Sachbearbeitung
• Sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen sowie idealerweise mit ERP-Systemen (z.B. ProAlpha)
• Strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise mit hoher Genauigkeit
• Hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein und Eigeninitiative
• Ein serviceorientiertes Auftreten und starke kommunikative Fähigkeiten
• Grundkenntnisse in Englisch und/oder Deutsch wünschenswert

• Completed training in accounting, human resources or a comparable field
• Broad professional experience in administrative support and back-office tasks
• Confident handling of MS Office applications and ideally experience with ERP systems (e.g. ProAlpha)
• Structured and detail-oriented working style with a high level of accuracy
• Strong sense of responsibility and initiative
• Service-oriented attitude and excellent communication skills
• Basic knowledge of English and/or German is desirable

• Freiräume für die eigene Entwicklung sowie spannende und verantwortungsvolle Aufgaben
• Eine Beschäftigung mit Zukunftsperspektive in einem modernen Arbeitsumfeld
• Neben attraktiven Vergütungsmöglichkeiten bieten wir Ihnen auch sehr gute Rahmenbedingungen
• Als Familienunternehmen ist uns wichtig, dass Sie mit Ihren beruflichen und privaten Zielen in Balance bleiben

• Freedom for your personal development, along with exciting and responsible tasks
• Employment with future prospects in a modern working environment
• Attractive compensation packages combined with excellent overall working conditions
• As a family-owned business, we prioritize helping you maintain a healthy balance between your professional and private life

Wer unsere Automaten kennt, weiß, wie viel Leidenschaft für Technik, Design und Funktionalität in unserer Arbeit steckt. Mit höchsten Ansprüchen an Qualität, Zuverlässigkeit und Kundenorientierung  bieten wir  individuelle Lösungen, umfassende Serviceleistungen und kompetente Beratung – seit über 130 Jahren. Wir sind immer auf der Suche nach erfahrenen Köpfen, Experten auf ihrem Gebiet, innovativen Quereinsteigern, Querdenkern und Ideengebern. Lassen Sie sich von uns als Arbeitgeber inspirieren, verstärken Sie unser Team und lassen Sie uns gemeinsam Zukunft gestalten.