Sachbearbeiter (m/w/d) Verwaltung / Specjalista-ka ds. Administracji / Administration Specialist (m/f/d)

Die Firma Sielaff gehört zu den international führenden Herstellern von Warenverkaufsautomaten und Leergut-Rücknahmesystemen mit über 1.200 Mitarbeitern / Mitarbeiterinnen innerhalb der Gruppe an drei Standorten in Deutschland und zusätzlich fünf Gesellschaften im EU-Ausland.

Von der ersten Konzeption bis zum vollständigen Automaten erfolgt die Herstellung und Montage in Eigenregie und stets "Made in Germany". Als Hidden Champion erschließen wir Zukunftsmärkte und widmen uns aktiv den Themen 24/7 und Recycling - den Einklang von Mensch und Umwelt immer im Blick.

Lassen Sie sich von uns als Arbeitgeber inspirieren, verstärken Sie unser Team in Polen und lassen Sie uns gemeinsam Zukunft gestalten.
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Firma Sielaff jest jednym z wiodacych na swiecie producentów automatów vendingowych oraz systemów zwrotu opakowan (Reverse Vending Machines, potocznie butelkomaty). Grupa zatrudnia ponad 1.200 pracowników w trzech lokalizacjach w Niemczech oraz posiada siedem spólek w Europie.

Od pierwszej koncepcji az po gotowe urzadzenie – produkcja i montaz odbywaja sie w naszych fabrykach, zawsze z symbolem "Made in Germany". Jako lider rynku rozwijamy przyszlosciowe sektory i aktywnie angazujemy sie w tematy zwiazane z dostepnoscia 24/7 oraz recyklingiem, zawsze majac na uwadze harmonie miedzy czlowiekiem a srodowiskiem. 

Zainspiruj sie nami jako pracodawca, dolacz do naszego zespolu i wspólnie ksztaltujmy przyszlosc! 
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Sielaff is one of the world’s leading manufacturers of vending machines and reverse vending systems. With over 1,200 employees across three locations in Germany and seven additional subsidiaries in other EU countries, we are well positioned.

From the initial concept to the finished vending machine, manufacturing and assembly are carried out entirely “Made in Germany” – all in-house. As a hidden champion, we are tapping into future markets and actively addressing the challenges of 24/7 service and recycling – always with a focus on harmony between people and the environment.

Be inspired by us as an employer, join our team in Poland, and let’s shape the future together!

• Umfassende administrative Betreuung des Büros – Organisation des täglichen Geschäftsbetriebs
• Verwaltung der internen und externen Korrespondenz sowie Dokumentation
• Unterstützung bei personal- und verwaltungsbezogenen Prozessen (z.B. Erstellung von Verträgen, Pflege der Mitarbeiterdaten, Zeiterfassung)
• Organisation von Meetings, Geschäftsreisen und Firmenveranstaltungen
• Unterstützung der Buchhaltung und des Finanzwesens durch Erstellung von Übersichten, Rechnungen und Buchhaltungsunterlagen
• Betreuung und Kommunikation mit Kunden in ganz Polen
• Zusammenarbeit mit der Zentrale in Deutschland                                                 

• Kompleksowa obsluga administracyjna biura – organizacja codziennego funkcjonowania firmy
• Zarzadzanie korespondencja oraz dokumentacja wewnetrzna i zewnetrzna
• Wsparcie w procesach kadrowo-administracyjnych (np. przygotowywanie umów prowadzenie ewidencji pracowników, raportowanie czasu pracy)
• Organizacja spotkan, podrózy sluzbowych i innych wydarzen firmowych
• Wsparcie dzialu ksiegowosci i finansów poprzez przygotowywanie zestawien, faktur i dokumentów do ksiegowania
• Kompleksowa wspólpraca z klientami firmy na terytorium Polski
• Wspólpraca z centrala w Niemczech

• Overseeing the full administrative operations of the office and ensuring smooth day-to-day processes
• Managing internal and external correspondence and documentation
• Supporting HR and administrative tasks (e.g., preparing contracts, maintaining employee records, time tracking)
• Organizing meetings, business trips and company events
• Assisting accounting and finance by preparing reports, invoices, and bookkeeping documents
• Handling communication and collaboration with clients across Poland
• Cooperating with our German headquarters

• Abgeschlossenes Hochschulstudium
• Berufserfahrung in einer ähnlichen Position, idealerweise mit Kundenkontakt
• Sicherer Umgang mit MS Office sowie Erfahrung mit ERP-Systemen (z.B. proALPHA)
• Strukturierte und flexible Arbeitsweise sowie Organisationstalent und Begeisterung für neue Aufgaben
• Freundliches, professionelles Auftreten und eigenständige Arbeitsweise
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift, Deutschkenntnisse von Vorteil

• Wyksztalcenie wyzsze
• Doswiadczenie zawodowe w pracy na podobnym stanowisku, mile widziane w obsludze klienta
• Doswiadczenie z MS Office i systemem ERP / proALPHA
• Dobra organizacja pracy, entuzjazm oraz elastycznosc w dzialaniu
• Wysoka kultura osobista, komunikatywnosc i samodzielnosc
• Komunikatywna znajomosc jezyka angielskiego; znajomosc niemieckiego bedzie atutem 

• University degree
• Previous experience in a similar position, ideally with customer service exposure
• Confident handling of MS Office and familiarity with ERP systems (e.g. proALPHA)
• Computer skills (MS Office)
• Well-organized, flexible, enthusiastic and proactive approach to work
• High level of professionalism, communication skills and independence
• Good command of English; knowledge of German is an asset

• Modernes, freundliches und unterstützendes Arbeitsumfeld
• Positives Arbeitsklima mit offener Kommunikation und gegenseitigem Respekt
• Umfassende Einarbeitung und Mentoring ab dem ersten Arbeitstag
• Attraktive, leistungsgerechte Vergütung
• Zugang zu privater medizinischer Versorgung
• Möglichkeit zum hybriden oder flexiblen Arbeiten (nach Absprache)

• Nowoczesne, przyjazne i wspierajace srodowisko pracy
• Pozytywna kultura pracy oparta na szacunku, wspólpracy i otwartej komunikacji
• Wdrozenie i mentoring, które pomoga Ci odniesc sukces od pierwszego dnia pracy
• Atrakcyjne wynagrodzenie dostosowane do umiejetnosci, doswiadczenia i zaangazowania
• Dostep do prywatnej opieki medycznej
• Mozliwosc hybrydowego lub elastycznego czasu pracy (w stosownych przypadkach)

• Modern, friendly and supportive working environment
• Positive company culture based on respect, collaboration and open communication
• Thorough onboarding and mentoring from day one
• Attractive compensation based on your skills, experience and commitment
• Access to private medical care
• Option for hybrid or flexible working arrangements (depending on role)

Wer unsere Automaten kennt, weiß, wie viel Leidenschaft für Technik, Design und Funktionalität in unserer Arbeit steckt. Mit höchsten Ansprüchen an Qualität, Zuverlässigkeit und Kundenorientierung  bieten wir  individuelle Lösungen, umfassende Serviceleistungen und kompetente Beratung – seit über 130 Jahren. Wir sind immer auf der Suche nach erfahrenen Köpfen, Experten auf ihrem Gebiet, innovativen Quereinsteigern, Querdenkern und Ideengebern. Lassen Sie sich von uns als Arbeitgeber inspirieren, verstärken Sie unser Team und lassen Sie uns gemeinsam Zukunft gestalten.